Les associations douvainoises répertoriées à Douvaine Animations sont au nombre de 107 tant au niveau amicale, scolaire, caritative, culturelle, sportive ou diverses. Elles sont également répertoriées en Mairie.

Elles doivent procéder à l’élection d’un bureau, c’est-à-dire, président(e), secrétaire et trésorier(e) car elle sont régies par la loi de 1901, présenter une attestation d’assurance qui couvre son activité et ses adhérents, et se déclarer au Registre National Des Associations (R.N.A) à l’aide du formulaire CERFA N°13973°03 et aussi auprès de la Mairie.

La Mairie, à la demande des associations, accorde une subvention en fonction de leurs budgets et de leurs activités, met à disposition des locaux et du matériel s’il y a lieu, et propose un planning des manifestations.

Bien qu’elles soient autonomes, elles ont des devoirs comme celui de convoquer une Assemblée Générale chaque année, présenter un bilan qui sera contrôlé par un commissaire au compte si nécessaire et enregistrer tout changement au R.N.A et à la Mairie.

Pour le renouvellement de la subvention, l’association doit fournir à la Mairie, le bilan de l’année passée, son bilan prévisionnel et sa situation financière.

Afin d’avoir un contrôle et une meilleure gestion des associations, un poste de coordinateur devrait être créé soit à la Mairie, soit à la Maison Des Services, soit à Douvaine Animations pour :

• Désigner un élu pour assister aux Assemblées Générales et suivre les associations.
• Répertorier toutes les associations car certaines ne sont pas déclarées
• Créer une base de données précise et sécurisée afin de mettre à jour tous les changements à l’intérieur de celles-ci, et en avoir une liste complète et précise.
• Faire un calendrier des manifestations en indiquant les réservations de salles.
•  Avoir un justificatif de leurs besoins.
• Créer un inventaire du matériel et contrôle de celui-ci en cas de prêt.
• Avoir accès au fichier R.N.A
• Passer obligatoirement par le CERFA pour la demande de subvention.
• Mutualiser les gros achats de matériel.
• Valoriser le prêt de locaux et le travail des bénévoles.